5 raisons d’utiliser un (bon) logiciel de gestion de projet

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Quand une organisation développe l’habitude de ne rien laisser fuir à travers les fissures des pratiques habituelles, à savoir une communication et une collaboration en silo et dispersées, sa productivité s’accélère et la cohésion, l’implication et le bien-être des équipes devient un puissant moteur.

Une bonne solution de collaboration fait la synthèse entre :

  1. La transparence comme valeur managériale
  2. L’implication des collaborateurs
  3. L’accélération des opérations et des projets
  4. La sauvegarde du savoir
  5. L’amélioration de la satisfaction des clients

1. La transparence créée un environnement de travail positif

Quand tout le monde sait ce qu’il doit faire, c’est bien. Mais quand tout le monde sait ce que l’entreprise doit faire, c’est encore mieux. Lorsque tous les collaborateurs savent ce vers quoi doit aller l’entreprise, ils travaillent vers un objectif clair.

Sur ce sujet: Pourquoi la transparence ?

La plupart des outils de gestion de projet ne font pas le lien entre les tâches de niveau inférieur – vos tâches banales du quotidien – et le niveau élevé – dans quelle mesure vos efforts contribuent au succès de l’entreprise.

La transparence permet à chacun de se concentrer sur la grande image. Le sens de son travail – savoir pourquoi on fait les choses – est le premier moteur de la motivation. À l’inverse, le manque de sens est la première cause de désengagement des collaborateurs.

Lorsque vous cachez des informations à votre équipe, vous limitez son intelligence à la vôtre, paralysant les personnes intelligentes que vous avez embauchées. – Avishay Abrahami, le PDG de Wix

Lorsque les entreprises cachent des informations (intentionnellement ou non) à leurs employés, elles créent des silos entre des personnes « au courant » et d’autres « dans le noir ». Cela devient un foyer pour la politique organisationnelle, ce qui freine votre organisation.

La plupart des outils de gestion de projet et des méthodes de communication traditionnelles (courriels, réunions, excel et conversations en tête à tête) sont par nature opaques. Vous avez besoin d’un système qui permette à tout le monde de voir ce sur quoi chacun travaille, en temps réel. Les individus voient alors comment leurs tâches s’intègrent dans l’ensemble. Ils sentent que leur travail est important et qu’il fait une différence.

2. L’implication naît de l’appropriation et de la responsabilisation

De plus en plus, les gens ne veulent plus recevoir d’ordres et ne veulent plus en donner. Les méthodes de gestion de projet et les façons de collaborer traditionnelles tiennent au pouvoir décisionnel de quelques uns, en dé-responsabilisant tous les autres.

Un bon logiciel de gestion de la collaboration favorise l’implication des collaborateurs. Il permet de définir et clarifier rapidement les tâches, les engagements, et le suivi par les bonnes personnes.

Les gens sont responsables par nature. Ils veulent être impliqués, car cela donne du sens à ce qu’ils font. Le problème, c’est qu’en général ce sont les habitudes managériales des organisations qui brident puis annihile cette volonté.

La reconnaissance s’arrête souvent au manager ou au rapport d’avancement du projet. La transparence la fait descendre au niveau de l’équipe et du collaborateur. Lorsque le travail de chacun est visible par tous, lorsque n’importe qui peut voir vos réalisations, lorsque vous avez l’impression que les résultats sont les vôtres, que vous en êtes responsable alors vous vous impliquez.

3. Accélérer les projets grâce au plaisir et la simplicité

Pourquoi la plupart des équipes collaborent encore à coup de wagons d’emails, de feuilles excel dispersées, de rétro-planning dépassés et d’une organisation “à la fraîche” ? Parce qu’elles se méfient de l’informatique. L’expérience leur a montré que logiciel de gestion de projet = usine à gaz = perte de temps et frustration.

Un bon logiciel de gestion des tâches doit être simple et agréable – sinon amusant – à utiliser. Trop souvent les utilisateurs ont le sentiment de travailler pour les outils qu’ils utilisent, et non l’inverse. Vous avez besoin d’un outil intuitif, non imposant et rapide. Vous devriez pouvoir commencer à travailler dessus sans formation.

Les éditeurs historiques de logiciel relèguent encore l’ergonomie à un élément secondaire. L’ergonomie – le plaisir qu’elle doit générée chez l’utilisateur – doit être votre priorité numéro 1.

Le digital et les solutions cloud apportent aujourd’hui les logiciels que nous avons tous rêvé d’avoir. Une solution comme Monday, Asana ou Wrike sont des applications de collaboration que les gens adorent, qui fonctionnent pour eux et qui allègent leur fardeau plutôt que de l’augmenter.

À lire sur le sujet: Comment choisir une solution de gestion de projet

Pour beaucoup de managers et de services IT, un logiciel vibrant de simplicité, qui suscitent du plaisir chez les utilisateurs est suspect et probablement inefficace. Pourtant, je peux vous garantir que depuis 3 ans, mon plus grand plaisir au bureau est d’ouvrir Monday chaque matin.

Grâce à Monday, nous avons la garantie que tous les engagements sont clarifiés et suivi par les bonnes personnes. Monday travaille pour nous, en nous offrant détente et maîtrise. Nous savons que, de la vue d’ensemble aux menus détails, tout est sous contrôle. Planification et collaboration n’a jamais été aussi rapide.

Un bon logiciel ne doit pas seulement gérer les tâches. Il doit être une plateforme – un guichet unique – qui va simplifier et accélérer vos processus:
Les collaborateurs évoluent “dans le contexte”. Ils n’ont plus à chercher fastidieusement l’information à différents endroits et à utiliser des canaux de collaboration disparates. Tâches, dossiers et fichiers, modèles, workflows, échéances, discussions et commentaires, etc. au même endroit.

Les échéances sont plus facilement suivies et respectées. Les collaborateurs peuvent plus simplement clarifier tous les détails, des plus généraux aux plus insignifiants, pour rester concentré sur l’essentiel.

4. Sauvegarder le savoir en renforçant la suppléance et la polyvalence

En possédant une grande partie des informations dans la tête, chef d’équipe et collaborateurs représentent des goulots risqués. Lorsqu’ils sont indisponibles, les équipes peuvent être freinées et des projets purement et simplement arrêtés.

Un bon logiciel de collaboration doit rendre le dépôt des informations et la collaboration ouverte simple et évidente. La transparence et des bonnes pratiques de travail renforce la suppléance et la polyvalence des individus. Cela réduit les goulets et les silos qui impactent la sauvegarde des opérations.

5. Des clients plus satisfaits grâce à l’implication et la transparence

La collaboration ne doit plus être restreinte à l’équipe ou à l’interne. Opérer dans un modèle de collaboration ouverte avec vos prestataires et partenaires mais aussi et surtout avec les clients – ou donneurs d’ordre, comme votre hiérarchie – va significativement améliorer leur satisfaction. Et vos résultats.

Grâce à votre logiciel de gestion de projets vous devez pouvoir impliquer vos clients et partenaires en leur donnant accès aux éléments qui les concernent. En y ajoutant quelques bonnes pratiques des approches Agiles, vous allez faire en sorte que vos clients et partenaires participent activement, fournissent des feedbacks, respectent leurs engagements et échéances. Vous leur livrez alors des produits et services plus rapidement, plus aboutis, beaucoup plus proches de leurs attentes.

Chez Axxun, nous constatons une amélioration de la qualité des projets et une meilleure rentabilité depuis que nous avons adopté Monday et un cadre Scrum adapté.

Chez nous, Monday nous a permit d’appliquer le principe de transparence dès le premier entretien avec le client puis durant toutes les étapes du projet. Le board est partagé avec le client dès l’offre. La confiance s’établit plus vite: le calcul du prix est transparent, nous ne négocions plus les prestations en “face à face” mais “côte à côte”, comme une équipe. Puis client et partenaires peuvent suivre toutes les tâches en temps réel, s’en voir attribuer et participer activement. Nos factures ne sont pas discutées, car le client sait ce que nous avons fait et en combien de temps ; il a défini et accepté chaque échéance.

Les bénéfices – autant pour Axxun que pour nos clients – sont tels qu’une autre approche nous semblerait aberrante. Du moins, lorsque vous cherchez à livrer de la qualité et à entretenir une relation client durable.

Conclusion

Les organisations et les équipes ont besoin d’outils fiables pour concentrer l’énergie à court et moyen termes. Des outils qui permettent aux collaborateurs de maîtriser leur tâches dans le calme et la détente. Il est possible de faire plus avec moins et mieux grâce à un système qui permette de collecter toutes les informations, de clarifier les engagements et de passer à l’action plus simplement et plus rapidement. Et de réduire fatigue et surcharge.

À lire sur le sujet: Hyperconnectés, le cerveau en danger

Les outils de gestion du travail de nouvelle génération tels que Monday, Asana, Wrike, Airtable, etc. sont des “game changer”.

 

Crédits illustrations: Evernote