Choisir un logiciel de gestion de projet

L’offre en matière de solutions cloud de gestion de tâches, de projets et de processus est pléthorique. Or elle est méconnue des PME suisses. Des entreprises que nous rencontrons, tous secteurs confondus, 9 structures sur 10 n’ont aucun outil pour encadrer et alléger la coordination et la gestion des tâches !

Dans cet article nous utilisons le terme de projet au sens d’ensemble de tâches à réaliser pour arriver à un but souhaité. Ainsi des processus et workflows comme le recrutement, la prospection, le support client, la publication d’articles sont des projets au même titre qu’un chantier ou le développement d’un produit.

Excel, c’est le moyen âge

Mis à part l’absurde et inefficace échange d’emails en masse, l’un des outils de gestion de projet le plus populaire est le tableur Excel. Son premier défaut est d’être absolument moche. Ok, à première vue, ça n’est pas une raison en soit. Or, d’une part, la rapidité et la clarté des données à visualiser est essentielle. D’autre part, la qualité visuelle d’un outil (UI & UX) a une corrélation directe sur l’implication des utilisateurs et leur productivité.

Mais surtout, les capacités collaboratives d’Excel sont inexistantes. Communication, fichiers liés au projet, mises à jour, suivi des updates, historique, rapports, etc. ne s’effectuent que dans un va-et-vient ridicule d’emails, téléphones, pièces jointes et conflits de version.

Pourquoi un outil de gestion de projets ?

Pour la plupart, la manière de s’organiser s’appuie sur des wagons d’emails, une messagerie surchargée, des informations dispersées et des fichiers périmés. Cela génère des pertes de temps massives, des retards et de l’opacité sur les objectifs et sur ce qu’il se passe.

Le seul résultat que l’on obtienne à faire les choses « à l’ancienne », c’est plus de stress et d’insatisfaction pour des gens qui passent plus de temps à chercher et rendre cohérent de l’information plutôt que de faire avancer leur(s) projet(s).

Utiliser un (bon !) logiciel de collaboration c’est offrir plus de temps et de sérénité aux collaborateurs, avant même de parler des gains de productivité et de réussite. Il permet de :

1. nous décharger de ce que nous avons en tête, pour conserver sans effort la maîtrise des tâches,
2. travailler dans le contexte, fluidifier la collaboration et la planification,
3. avoir une vision claire et globale de ce qu’il se passe, au niveau macro et micro,
4. sécuriser l’activité en réduisant les goulets et l’inaccessibilité (info dépendant d’une personne, collègue malade ou absent, etc.).

Où voulez-vous aller ?

Définissez vos besoins. Il peut s’agir de workflows ou de processus à améliorer, de réduire les goulets et les pertes de temps, de fluidifier la collaboration, etc. Où votre façon de faire actuelle échoue-t-elle ?

Différents équipes ont différents besoins. Un bon logiciel de collaboration ne doit pas vous enfermer dans un cadre rigide. Il doit épouser vos multiples façons de faire et besoins.

Posez-vous aussi la question de savoir qui utilisera l’outil. Les parties prenantes sont-elles internes ou externes (p.e clients) ? Comment cet outil doit-il s’intégrer aux autres systèmes de l’entreprise ? Cela pouvant influencer sur la facilité d’adoption et le coût de la solution (licences pour les invités ou les invités sont-ils gratuits, utilisation d’API ou intégration offerte).

Tester les alternatives

Vous devez pouvoir tester un logiciel sans restriction de fonctionnalités durant une période d’essai. Une démo ou les promesses de l’éditeur ne suffisent pas. La période d’essai doit être assez longue pour vous permettre d’expérimenter ce que sera le quotidien avec cette solution. Votre équipe avec vous.

Ne vous arrêtez pas à un seul choix ou la seule recommandation d’un ami. Testez plusieurs solutions en profondeur. Le plus rentable est de mandater un spécialiste: il vous aidera à faire le bon choix dans la jungle des possibilités et vous gagnerez du temps.

S’il est important de tester les fonctionnalités, il est encore plus important de tester les mécanismes. Donnez de l’importance à la qualité de l’interface utilisateur. Les opérations les plus courantes doivent être les plus rapides. La création et l’attribution d’une nouvelle tâche prend-t-elle un clic ou 4? Comment ai-je une vue globale de mes tâches? Celles d’un autre?

Calculer et justifier le coût

Une solution de gestion de projet va coûter en temps et en argent, notamment pour la mettre en place. Elle ne doit pas non plus alourdir la charge de travail ou ralentir les collaborateurs. C’est pas vraiment l’idée. Vous devez donc prouver qu’elle est rentable. En temps et en argent.

Personne n’aime les trucs moches, compliqués et sur-dimensionnés. C’est pourquoi la plupart des logiciels sont en échec. Bannissez les usines à gaz. Si vous voulez que votre équipe l’adopte rapidement, choisissez une solution plaisante à utiliser.

Préférez une solution cloud qui ne demande que 30 minutes à configurer, 30 autres de démo pour que vos collègues embarquent et moins de 60 minutes pour y migrer votre projet. Le tout pour environ 10$ /mois /utilisateur. Vous gardez ainsi la possibilité de changer à moindre coût si vos besoins évoluent.

Un logiciel qui demande 10 jours à être installé par le service informatique, 1 jour de formation et avec un coût de licences élevés va augmenter significativement le risque d’échec de votre changement.

La bonne solution rend le travail plus agréable. Vous devez pouvoir vous réjouir d’utiliser le logiciel. Les bénéfices en gain de temps, de qualité de la collaboration et de suivi doivent être évidents. À ce moment, la solution choisie est justifiée et rentable.

Accompagner le déploiement

Même les équipes techniquement compétentes sont des gens d’habitudes. Il est essentiel d’établir un plan de changement pour intégrer une nouveauté dans le flux du quotidien. Si le gestionnaire de projet est la seule personne qui touche au logiciel, alors c’est un échec garanti.

La résistance au changement est la première cause d’échec de toute transformation. Ne radinez pas sur l’information et les formations. Un échec coûte toujours plus cher qu’un plan de changement.

Communiquez pour expliquer et préparer tout le monde au changement. Faut-il prévoir des sessions de formation ou des workshops ? Un guide de démarrage rapide ? Un cycle de newsletter pour faire connaître tout ce qu’il y a “sous le capot” ?

Vous voulez des noms ?

Voici quelques noms de solutions que vous pouvez évaluer. On vous les donne en vrac, sans ordre particulier :

Jira / Kanbanchi / Breeze / Wrike / Clickup / Teamweek / Redbooth / Podio / Odoo / Avaza / Zoho Project / Confluence / Planscope / Freedcamp / Roadmap / Liquidplanner / Todoist / Meisterplan / Mural / Wimi / Trello / Asana / Monday / Proggio / Meistertask / GanttPRO / Meistertasks / Atolia / Airfocus / Basecamp / Timely / Drag / Toggl / Slack / Taiga / GoodDay / Flowlu / Airtable …

Un conseil: recherchez la transparence

Évidemment, un logiciel de PM simplifie la gestion de tous les aspects d’un projet: planification, répartition des tâches, suivi du temps et des coûts. C’est l’idée du truc.

Une recherche de 2013 conduit sur plus de 40’000 répondants montre que, par dessus tout, la transparence est le premier contributeur en matière de satisfaction des employés.

Une culture de la transparence est essentielle pour construire une culture où les gens sont motivés chaque matin au bureau, impliqués et responsables. La transparence a un impact significatif sur le moral, les performances et – in fine – les résultats financiers.

Favorisez les solutions qui vont mettre en exergue la transparence car elles favorisent la cohésion des équipes, mettent en avant le mérite pour les efforts accomplis et créent de la motivation.

Demandez-nous

Chez Axxun, nous utilisons Monday qui est, de notre point de vue, une des solutions les mieux pensées que nous ayons vu. Nous l’adorons pour l’intelligence de son interface et sa polyvalence hors du commun ; nous y gérons tous nos processus et workflows.

Une paroi, des post-its et un “standup meeting” quotidien est l’un des meilleurs système de gestion de projets. À la condition sine qua non que les parties prenantes soient colocalisées.

À lire également: Le meilleur logiciel de gestion de projet