Montreux Noël, l’entité derrière l’organisation des emblématiques marchés de Noël de la Riviera, fait face à un défi de taille chaque année. Au-delà de la logistique complexe inhérente à la manifestation elle-même, l’entreprise gère le recrutement, la validation et la sélection d’environ 300 exposants, ainsi que l’embauche de plusieurs centaines de collaborateurs temporaires. Jusqu’à présent, cette orchestration d’envergure reposait sur des méthodes de travail traditionnelles, largement dominées par des fichiers Excel fragmentés, les emails et les post-it.

Cette approche « à l’ancienne » générait un volume considérable de travail manuel, notamment des tâches de ressaisie et de copier-coller. Le suivi des exposants, par exemple, incluant l’intégralité du volet administratif et financier (contrats, facturation, paiements), exigeait de transférer des noms, adresses et informations cruciales d’un support à l’autre. La vérification manuelle de la centaine de paiements de location de stands constituaient des exemples concrets de ces processus chronophages et sans aucun valeur ajoutée.

Face à ces lourdeurs opérationnelles, Montreux Noël a identifié un besoin urgent de moderniser et d’optimiser sa gestion. L’entreprise cherchait à alléger significativement la charge de travail de ses équipes grâce à une solution intégrée. Ce besoin s’étendait également à la gestion de projet et budgétaire, cruciale pour un événement aussi dense et ramassé dans le temps. L’organisation des marchés de Noël implique une coordination complexe avec de nombreux prestataires extérieurs et des collectivités publiques, nécessitant un suivi rigoureux et une réactivité irréprochable pour être pleinement opérationnel le jour J. Montreux Noël recherchait donc une plateforme capable de centraliser et de structurer l’ensemble de ces processus pour garantir le succès de ses événements, tout en optimisant l’efficacité de ses équipes.

Pour relever les défis complexes, la mise en œuvre de Monday CRM a apporté une solution holistique, offrant une gestion entièrement intégrée de l’ensemble des activités, sur toutes les dimensions. Monday CRM s’est révélé être bien plus qu’un simple outil de gestion des relations clients ; il est devenu le pivot opérationnel central, permettant de structurer et d’automatiser des processus jusqu’alors manuels et fragmentés.

• Gestion optimisée des exposants : La plateforme gère désormais le cycle de vie complet des exposants, de A à Z. Les candidatures sont collectées via des formulaires d’inscription directement intégrés, puis suivent un processus de sélection rigoureux et transparent. Grâce aux puissantes capacités de workflow de Monday, des automatisations ont été mises en place pour guider chaque étape (validation des dossiers, suivi des contrats, rappels de paiement), garantissant un suivi administratif et financier précis et éliminant les ressaisies manuelles.
• Recrutement et suivi du personnel temporaire : De manière similaire, le processus de recrutement des centaines de travailleurs temporaires est entièrement pris en charge par Monday. Les formulaires d’inscription permettent aux candidats de soumettre leurs candidatures et les documents requis, suivis d’un processus de sélection, de validation et d’une gestion administrative simplifiée. La plateforme facilite également la communication bidirectionnelle avec ces équipes temporaires avant, pendant et après l’événement.
• Coordination projet et logistique de précision : L’équipe logistique, confrontée à des projets d’une grande complexité sur différents sites et impliquant de multiples prestataires externes, bénéficie désormais d’un outil de gestion de projet robuste. Monday CRM permet une coordination parfaite des tâches, du suivi des budgets, et des délais critiques, assurant que le montage et la préparation des installations sont irréprochables pour le jour J.
• Marketing et communication intégrés : L’équipe marketing a désormais la capacité de gérer et d’organiser ses campagnes et ses initiatives de communication directement au sein de la plateforme. En étant intégrée à la planification générale et au « roadmap » des manifestations, elle assure une cohérence stratégique et une meilleure réactivité.
• Support administratif et financier centralisé : Au-delà des aspects opérationnels et projets, toutes les fonctions de support administratif et financier sont également prises en charge. La gestion des tâches administratives courantes, le suivi des paiements de stands, et la préparation des fiches de salaire sont désormais simplifiés et automatisés, réduisant drastiquement le travail manuel et les risques d’erreurs.

En somme, Monday CRM a fourni à Montreux Noël une solution véritablement intégrée, allant bien au-delà des fonctions d’un CRM classique. La plateforme permet une gestion complète et transversale de l’activité, de la vision stratégique globale aux détails les plus minutieux des opérations, transformant ainsi l’organisation des marchés de Noël en un processus fluide, transparent et hautement efficace.