Le meilleur outil de gestion de projet

Gestion de tâches et de projets

L’offre de logiciels de gestion de projet en ligne est pléthorique. Les meilleures d’entre elles sont pointues, efficaces, bien pensées, avec une interface (UI) et une expérience utilisateur (UX) de qualité. Mais il arrive de trouver ces quelques perles qui ont le pouvoir de vous réjouir de les utiliser dès le lundi matin.

Monday toute la semaine

Nous sommes passé à Monday en janvier 2018 simultanément à notre adoption de la méthode Scrum. Depuis nous avons acquis une bonne expertise et l’avons déployé chez des clients. Avec cet article, nous partageons notre enthousiasme pour faire connaître un outil qui changera, pour la plupart des équipes, la façon dont elles travaillent.

À lire sur le sujet: Comment choisir une solution de gestion de projet

Simplement magnifique

La qualité d’une interface est essentielle. Une interface bien pensée allège la charge cognitive et augmente l’efficacité. Sans parler de l’importance de l’UX dans l’adoption d’une solution par les utilisateurs.

La première chose qui frappe dans Monday est la simplicité de son interface. Les concepteurs ont poussé à la perfection tous les mécanismes. Il n’y a pas de surcharge d’informations, d’éléments actionnables en surnombre. La plupart des actions s’effectuent en un à deux clics là où il en faut peut-être trois à quatre ailleurs.

Flexible et polyvalent

Monday intègre un nombre de fonctionnalités assez impressionnant pour sa catégorie. Comme on peut composer chaque board (un board est un tableau blanc virtuel où gérer les éléments d’un projet) à sa guise, Monday balaye un très large spectre de possibilités. C’est ce qui le rend tout à fait unique.

Dashboard des projets

Garder une vue globale des projets et des affaires

Planifier la semaine de votre équipe

Préparer séances et générer les PV

Préparer les séances et générer les PV.

Gestion des ventes

Suivre les ventes et la prospection

Élaborer et suivre des campagnes marketing

Gestion de projet Agile

Gérer vos projets en mode Agile

Collaborer autour de la production

Simplifier le recrutement et les processus RH

Controle des fournisseurs

Suivre vos fournisseurs

Gestion des ventes et des commissions

Gérer simplement les commissions de tiers

Vous y gérez vos workflows et processus, qu’ils soient macro ou micro. Pilotage général des activités, stratégie annuelle, planification mensuelle des équipes, gestion de tâches et de projets, prospection, gestion des offres, campagne marketing, procédures, recrutement et on-boarding, production, design, validation de factures, demande de congés… Et n’importe quoi d’autre qui vous passerait par la tête.

Vous composez chaque board à votre envie, l’interface de chaque tableau colle alors au besoin ciblé.

Comment fonctionne Monday

Monday se présente sous la forme de tableaux (les boards). Lorsque vous créez un tableau, vous pouvez démarrer avec la galerie de modèles ou partir à neuf. Puis vous composez ou modifiez en tout temps votre board en y ajoutant des colonnes (avec des dizaines de types de colonnes à choix: statuts, personnes, votes, timeline, deadline, textes, check boxes, etc.).

Ensuite, c’est un jeu d’enfant : ajouter des lignes (les pulses), les déplacer, les réorganiser, y assigner des personnes, ajouter des commentaires, changer les statuts,  fichiers, updates …

L’affichage en tableau est doublé par le très bon mode “Views” qui permet d’afficher des vues timeline, des tableaux kanban, créer des formulaires, etc.

Transparence first

Comme mentionné dans notre article Comment choisir une solution de gestion de projet, une recherche de 2013 conduit sur plus de 40’000 répondants montre que, par dessus tout, la transparence est le premier contributeur en matière de satisfaction des employés. Une culture de la transparence est essentielle pour construire une culture où les gens sont motivés, impliqués et responsables. La transparence a un impact significatif sur le moral, les performances et – in fine – les résultats financiers.

Monday met la transparence au centre. Ce qui améliore significativement la collaboration, l’information et l’implication des collaborateurs. Par défaut, vous n’avez pas à vous préoccuper des permissions: chaque collaborateur peut accéder à chaque board et y souscrire s’y souhaite recevoir les notifications de mise à jour. Vous pouvez bien entendu créer des boards privés ainsi que des boards partagés pour inviter clients et partenaires.

Impliquer les parties prenantes

Impliquer tôt et au plus près les parties prenantes, comme votre client, est cohérent. Par exemple, lors d’une nouvelle offre, nous créons un board (sur la base d’un de nos modèles) qui va contenir l’ensemble des étapes et des prestations ainsi que le temps estimé. Ce board est alors partagé avec le client qui pourra voir et comprendre notre prix. Et ce, avant même l’établissement de l’offre formelle; puisque c’est ce tableau qui sert de base. Cette transparence présente deux avantages: le lien de confiance s’établit plus vite et les prix sont moins discutés.

Exemple de board partagé avec un client

Évidemment le board sera ensuite utilisé pour le projet. Le client conserve son accès puisqu’il est partie prenante, suivra l’avancement, se verra attribuer des tâches et des délais.

En impliquant plus étroitement les parties prenantes les projets avancent mieux, les délais sont raccourcis et la collaboration est fluidifiée. Et surtout, il est très facile de les faire adhérer au logiciel grâce à sa simplicité d’utilisation. Tout au plus, nous prenons 10 minutes pour leur faire un petit survol.

Dans le cadre de la transformation digitale

Un logiciel comme Monday est un excellent médium pour accompagner la transformation digitale d’une organisation ou, tout du moins, faire changer les façons de travailler. C’est un outil qui peut se déployer en parallèle de ce qu’utilise déjà l’entreprise ; là où G Suite et Office 365 remplacent ce qui est installé. La réticence au changement est alors faible pour les collaborateurs, et la décision de changer plus facile pour le management.

Les collaborateurs expérimentent des processus beaucoup plus collaboratifs, explorent des façons de faire qui améliorent radicalement leur travail. Ils découvrent qu’il y a un monde coloré en dehors d’Outlook, d’Excel et des logiciels des années ‘90, un peu fripés par l’âge. Côté management, on touche très souvent les bienfaits – économiques – de plus de transparence et de collaborativité. Ajoutez à cela un peu de coaching ou des workshops sur les bonnes pratiques en matière d’organisation personnelle, de routines quotidiennes, de principes agiles pour les équipes, et vous transformez la productivité et la satisfaction de tous.

Exemple Scrum avec Monday

Il existe différentes façons d’utiliser Monday avec l’approche agile Scrum.

Enfin, avec l’application mobile iOS et Android, Monday reste dans la poche des collaborateurs. Le travail et la collaboration n’est plus cloisonnée au bureau. Vous vous offrez la mobilité du pilotage de projet au même titre que vos emails et votre agenda.

Ce qu’il manque à Monday

Pas grand chose à vrai dire. Cela dit, une réelle planification gantt (intégrant les notions de tâches liées, de milestones) serait idéale. Notre petit doigt nous a dit que c’est prévu. Monday ne propose pas non plus pour le moment de l’automatisation (mise à part la très bonne fonctionnalité de formulaires). Comme tous les logiciels de sa gamme (Asana, Redbooth, etc.), Monday ne gère pas l’attribution de ressources et la charge de travail globale par employé.

Mais “stay tuned”: ces solutions cloud évoluent très vite et libèrent de nouvelles fonctionnalités régulièrement.

Et pour le prix ?

Monday a curieusement un pricing par paliers d’utilisateurs – jusqu’à 5, 10, 15, 20, etc. Son coût par utilisateur va varier entre 15$ et 8$ pour le modèle Standard et entre 18$ et 10$ pour le modèle Pro. Une souscription pour 2 ans offre un rabais supplémentaire.

Une fois confronté aux gains tout azimut que ce type de solution apporte, son prix devient anecdotique. En moyenne, le coût mensuel équivaut à moins de 20 minutes de votre coût horaire.

En outre, la polyvalence de Monday pourra vous permettre d’économiser en y regroupant des processus auparavant gérés par d’autres logiciels. Selon les cas, production, force de vente, plateforme collaboratives par exemple peuvent être avantageusement remplacé par Monday.

Essayer c’est adopter

Partagerez-vous notre enthousiasme ? Testez gratuitement Monday durant 14 jours (pas de carte de crédit requise). N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire votre retour d’expérience, nous poser des questions ou recevoir quelques conseils.

Essayez gratuitement Monday, sans conditions, sans carte de crédit.

 

Crédits illustrations: Monday.com & Axxun Evalua