L’AMGT est en charge des grands projets urbains de la capitale du Burkina Faso. Confrontée à l’ampleur de sa mission, l’agence opérait avec une infrastructure informatique largement obsolète et fragmentée. Sans serveur commun ni outils collaboratifs unifiés, les données cruciales des projets étaient dispersées sur une multitude d’ordinateurs et d’appareils mobiles, le plus souvent personnels.

Cette décentralisation représentait un double risque majeur : l’impossibilité d’assurer un environnement de travail efficace et la vulnérabilité de la sécurité et de la pérennité des données. La gestion des informations était laborieuse ; des processus clés, comme le suivi du courrier entrant et sortant, reposaient sur des bases de données Access désuètes ou n’avaient aucun support structuré.

De plus, la nature même de ses activités sur le terrain exigeait une mobilité des données que l’infrastructure existante ne pouvait garantir. Les équipes sur site manquaient de visibilité en temps réel, ce qui entravait la prise de décision et la coordination avec le siège.

Face à ces défis, l’AMGT a pris la décision de moderniser ses outils de travail. C’est dans ce contexte qu’elle a mandaté Axxun pour déployer un écosystème technologique unifié et performant, en s’appuyant sur les solutions de Google Workspace et Monday.com.

Axxun a d’abord déployé Google Workspace, posant ainsi la fondation d’une infrastructure numérique moderne et sécurisée. L’agence a ainsi bénéficié d’un environnement de travail complètement dématérialisé, sécurisé et, surtout, cross-plateforme. Peu importe l’appareil utilisé (ordinateur ou mobile), l’accès aux données, l’expérience utilisateur et la sécurité restent les mêmes. Les employés peuvent désormais collaborer en temps réel sur des documents, éliminant les versions multiples et les pertes d’information.

Suite à cela, Monday.com a été mis en place pour optimiser les processus et la gestion des projets.

Monday a été utilisé pour digitaliser et structurer leurs processus ISO Qualité. Des tableaux personnalisés ont été créés pour suivre chaque étape des procédures, de l’enregistrement à la validation. Cette approche a permis de garantir la conformité, d’assurer la traçabilité des actions et d’offrir une vision claire.

Une autre priorité a été de centraliser la gestion du courrier – un besoin essentiel dans le contexte local. Chaque courrier est désormais enregistré, assigné et son suivi est automatisé jusqu’à la résolution et son archivage.

Au-delà de ces processus clés, l’utilisation de Monday.com s’est étendue naturellement à d’autres aspects de la gestion quotidienne de l’AMGT.

La plateforme est devenue l’outil central pour la gestion des projets (tâches. échéanciers, responsable, etc.) et pour la gestion RH (timbrage, congés, notes de frais, etc.).

L’AMGT a pu transformer sa manière de travailler, passant d’un environnement fragmenté et risqué à un écosystème unifié, sécurisé et performant.