Work OS, la collaboration réinventée

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À la pointe de la digitalisation, le Work OS est peut-être la révolution la plus importante pour le travail quotidien. En permettant la création et la mise en oeuvre de processus collaboratifs, et en mettant dans les mains des utilisateurs des possibilités de gestion et d’automatisation inimaginables avant, il offre de multiples opportunités aux entreprises.

Catégorie émergente issue des logiciels de gestion de projet, un système de gestion du travail (Work OS) est un logiciel généralement cloud où des équipes planifient, organisent, exécutent et suivent le travail quotidien, comprenant les flux de travail, les projets, les initiatives, les tâches et le reporting.

Leur très grande flexibilité les rendent extrêmement polyvalent. Ils s’adressent à tous les contextes, tous les métiers, à tous les types d’entreprise, et à tous les niveaux hiérarchiques.

Ultra-flexible, le Work OS est capable de se re-configurer, en temps réel, selon les besoins du collaborateur, de l’équipe, de l’entreprise.

Le challenge des managers

En tant que chef d’équipe, il n’est jamais facile de gérer et de suivre le travail. Vous devez veiller à ce que les projets, les processus et le travail quotidien soient réalisés dans les délais, le budget et les ressources définis. Mais, dans l’environnement de travail actuel, rapide et complexe, la gestion du travail est un véritable défi.

Un chef d’équipe efficace doit rassembler l’équipe, coordonner les différentes personnes des différentes équipes, gérer les différentes opinions et idées sur le projet et s’assurer que le travail est effectué de manière organisée.

En tant que manager, vous devrez souvent interagir avec des personnes appartenant à diverses équipes internes et externes, voire ailleurs. Vous devez surmonter les obstacles dus à la distance, aux allers-retours de courriels, aux longs appels sur Skype, au nombre trop élevé de feuilles de calcul, etc.

En outre, lorsque les membres de l’équipe utilisent différentes plateformes pour la communication, la documentation et la gestion du travail, il devient vraiment difficile de consolider le statut, d’avoir une image correcte du travail et de respecter les délais.

Rassembler tout le monde sous un même toit

Les silos organisationnels sont des menaces pour l’entreprise. Les silos se produisent dans une entreprise lorsque les départements ou les équipes ne partagent pas les informations, les objectifs, les priorités, les outils et les processus entre eux.

Cette mentalité affecte les opérations de l’entreprise, et une faible collaboration rend difficile pour les équipes de prendre des décisions basées sur des données, baisse le moral des employés, fatigue et ralenti l’entreprise et ses performances sur ses produits, services et culture.

Le Work OS permet à tous les membres de l’organisation de rester connectés, alignés et concentrés sur le travail qui a un impact sur les cadres et les collaborateurs, d’un bout à l’autre des niveaux hiérarchiques. Il permet également de s’assurer que les objectifs des individus et des départements sont alignés sur les objectifs de l’organisation.

Un bon Work OS casse les silos organisationnels en offrant à toutes les équipes et à tous les départements une plate-forme commune partagée où les parties prenantes, les membres de l’équipe, les gestionnaires, les dirigeants peuvent chercher tout ce qu’ils veulent en rapport avec le projet. Il existe une source unique de vérité et chacun a accès aux mêmes informations lorsqu’il planifie et travaille sur des tâches.

L’OS de travail est un centre de partage de données centralisé, et il fait beaucoup plus que cela. C’est un centre de travail complet qui rassemble toutes les facettes du travail, c’est-à-dire les projets, les programmes, les initiatives, les idées, les épopées, les outils, les processus, les mesures, en un seul endroit où toutes les informations sont facilement accessibles.

Besoin et types de Work OS

L’offre de Work OS est née dans le contexte de la digitalisation des équipes et des opérations. Les équipes doivent être vraiment rapides, interfonctionnelles, autonomes, collaboratives, très productives et efficaces afin de battre la concurrence et de fournir une expérience client de premier ordre.

Pour gérer ce type d’environnements de travail complexes et changeants où la collaboration est très importante, un système de gestion du travail est nécessaire afin que tous les travaux et les artefacts connexes puissent être conservés en un seul endroit et être facilement accessibles à tous.

Les Work OS contribuent à apporter une solution technique à des tendances importantes dans le monde du travail:

  • Agilité de l’entreprise et méthodologies Agiles: De nos jours, les organisations adoptent une méthodologie agile afin de rester flexibles et adaptables pour répondre aux besoins changeants des clients. Les organisations sont en pleine transformation numérique pour atteindre l’agilité d’entreprise avec une hiérarchie plate et des équipes indépendantes.
  • La démocratisation de la gestion de projet: Alors que nous nous dirigeons vers le concept d’équipes autonomes, des compétences en gestion de projet sont attendues de tous les employés. Ainsi, un Work OS de travail aide à maintenir la synchronisation des KPO de l’individu, de l’équipe et de l’organisation.
  • La transformation numérique entraîne souvent des silos de données: les entreprises utilisent diverses nouvelles technologies pour gérer le travail et rationaliser les processus.
  • Des équipes autonomes et indépendantes: le concept d’équipes autonomes et indépendantes dans l’agilité donne parfois lieu à des mini-organisations au sein d’une grande organisation. Les équipes commencent à fonctionner de manière autonome, sans collaboration avec d’autres équipes et sans synchronisation avec les objectifs de l’entreprise. Il en résulte des silos de données, des silos de collaboration et des silos opérationnels.

A qui s’adresse le Work OS ?

Bien sûr, un système de gestion du travail est super utile pour les managers et les dirigeants afin de gérer efficacement les opérations. Néanmoins, les utilisateurs devraient être tous les membres de l’organisation. Il convient à des équipes de toute taille car il est flexible pour répondre aux besoins de tout processus, tâche ou flux de travail.

Un Work OS devrait être un outil commun à tous les employés, pas uniquement pour un sous-groupe spécifique. Développeurs, marketing, finance, secrétariat, ventes, RH, chefs d’équipe, chefs de projet, ligne de production, techniciens, consultants ou d’un cadre de niveau C, tous tireront profit de cet outil.

Gestion de projets, processus de production, planning et charge de travail des collaborateurs, prospection et ventes, contacts partagés, support et tickets, stocks et annuaire (matériel, sites, clients…), procédures et check-listes, processus d’approbation (achats, facturation, etc.), onboarding, base documentaire et plus encore. Le Work OS est fait tout ou presque.

L’offre de ce logiciel peut être utilisée dans tous les types et toutes les tailles d’entreprises, des PME (petites ou moyennes entreprises) aux entreprises Un système d’exploitation de travail fournit différents niveaux de fonctionnalités qui varient en fonction de la facilité d’utilisation et de la flexibilité.

Capacités et caractéristiques d’un Work OS

Flux de travail personnalisables

Le Work OS permet de personnaliser les flux de travail en fonction des différents besoins des individus, des équipes et des organisations. Il utilise des éléments de base opérationnels pour permettre aux utilisateurs de créer des flux de travail et d’obtenir des données. Les utilisateurs peuvent diviser et reconstruire les flux de travail pour faire face à une complexité croissante au fil du temps et servir un large éventail d’applications et d’équipes.

Automatisation des flux de travail

Le Work OS permet d’automatiser les tâches répétitives. Cela vise à supprimer les erreurs humaines et les efforts manuels redondants. L’automatisation se fait à la fois à l’intérieur du système d’exploitation et à travers les applications et les outils utilisés par les équipes. Cette automatisation est sans code et est essentiellement destinée aux utilisateurs professionnels afin de réduire le travail opérationnel manuel et de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Utilisation à l’échelle de l’organisation 

De préférence, elle doit être suffisamment flexible pour traiter tous les types de travail au sein de l’organisation. Tout le monde dans l’organisation doit pouvoir l’utiliser facilement. Elle doit disposer d’une autonomie contrôlée pour permettre aux équipes de travailler de la manière qui leur convient le mieux.

Saisie de données

Le Work OS peut capturer toutes les données générées par des actions manuelles ou automatisées, afin de les rendre complètes et compréhensibles. La disponibilité des données permet aux équipes de devenir plus intelligentes et de progresser constamment. Cela offre une traçabilité permettant de superviser tout processus commercial et ses unités opérationnelles (par exemple, le traitement des demandes de voyage, la gestion des événements marketing, les billets d’assistance, l’embarquement des ressources).

Stockage et partage de données structurées

Le Work OS stocke tous les artefacts et actifs liés au travail dans un lieu commun. Cela permet d’économiser du temps et des efforts pour rechercher des fichiers et de garantir le contrôle des versions. Cela permet de renforcer la collaboration entre les équipes. Un utilisateur peut utiliser les données telles quelles ou dans le cadre des blocs de construction.

Intégration des données et des applications

Le Work OS permet aux utilisateurs de relier des sources de données externes et des outils commerciaux et de communication populaires (outils tiers pour la vidéo, la messagerie, les documents partagés et le courrier électronique) dans un espace de travail intégré pour ajouter un contexte supplémentaire. Cela permet aux utilisateurs de continuer à utiliser les outils qu’ils souhaitent, tout en consolidant l’ensemble du travail sur une plate-forme partagée. Cela permet également de prendre des décisions fondées sur les données et de résoudre les silos de données.

Tableaux de bord visuels

La visualisation et l’analyse des données est une autre caractéristique importante d’un système d’exploitation de travail. Elle vous permet de créer des rapports, de générer des mesures et des visualisations au sein d’un système. Cela est très utile pour les parties prenantes et les cadres supérieurs pour suivre les progrès de l’équipe, contrôler les ressources, prendre des décisions fondées sur des données et voir les différents aspects d’une même information. Ces tableaux de bord donnent aux parties prenantes une visibilité sur la santé actuelle de l’entreprise et garantissent la transparence.

Autorisations et gouvernance

Le Work OS intègre des fonctionnalités de définition des autorisations, de permission et de gouvernance pour contrôler qui peut voir, mettre à jour et modifier le contenu et qui peut intégrer et automatiser le travail. Les équipes peuvent travailler dans leur propre style avec l’outil, tout en continuant à être alignées en conformité avec les normes de l’entreprise.

Suivi des progrès

Le Work OS permet de suivre l’avancement de chaque tâche et également de suivre les performances individuelles et collectives par rapport aux plans et aux calendriers engagés.

Communication dans le contexte

Cela vous permet d’avoir une conversation au sein d’un système. Vous pouvez commenter les tâches et les activités, ajouter des pièces jointes, etc. Cela permet d’améliorer la collaboration et d’éviter les courriels et les réunions inutiles.

Sécurité des données

Potentiellement, un Work OS peut avoir accès à des données sensibles de votre organisation, c’est pourquoi vous devez vérifier très soigneusement les conformités de sécurité avec le fournisseur.

Tous les fournisseurs doivent s’assurer que le produit est conforme aux exigences réglementaires locales et à toute autre norme de sécurité requise.

Il peut s’agir de la conformité au RGPD, de la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information, de la norme ISO 27018 relative à la confidentialité dans le cloud, des contrôles des systèmes et des organisations – AICPA SOC1, AICPA SOC2, AICPA SOC3.

Comment choisir un bon Work OS

Pour choisir le meilleur système d’exploitation, vous devez tenir compte des facteurs suivants :

  • La flexibilité: le système est suffisamment souple pour s’adapter au flux de travail de votre organisation.
  • Interopérabilité: déterminez si l’outil que vous allez déployer sur votre lieu de travail dispose du support d’intégration disponible pour le logiciel ou les outils existants que votre organisation utilise actuellement.
  • Facilité d’adoption: quelle est la courbe d’apprentissage de l’outil ? Est-il facile à utiliser et simple à comprendre ? Exige t-il des connaissances techniques ? Les personnes non spécialisées en informatique seront-elles capables de bien l’utiliser ? Faut-il engager quelqu’un pour gérer l’outil ?
  • Temps: les fonctionnalités telle que l’automatisation vous aidera-t-elle à réduire les efforts manuels et redondants et à gagner du temps dans la gestion du travail quotidien ?

Axxun peut vous aider à identifier et choisir le bon Work OS.

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Nos Work OS préférés

Dès les premières apparitions de logiciels de gestion de projets cloud, nous avons pris l’habitude de les évaluer régulièrement et de maintenir une base d’information à jour des différents possibilités offertes par ce marché en plein essor.

Voici quelques uns des Work OS les plus intéressants pour les PME:

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