L’espace de travail: un facteur de réussite sous-estimé

Lorsque l’on parle de digitalisation, on pense généralement à des investissements dans la technologie, des plans de changement au niveau de la culture et des pratiques de travail. Pourtant il y a un élément très concret dont le retour sur investissement est garantit: l’espace de travail.

Pourquoi se préoccuper de l’espace de travail

La qualité de l’espace de travail a un impact direct sur la productivité et l’efficacité des équipes et de l’entreprise. Avant même de déployer de grands plans de changement digitaux et des investissements conséquents, réfléchir et transformer les espaces de travail s’avère souvent une bonne première étape.

Il ne s’agit pas de créer des espaces signature à la Google ou tout autre multinationale affichée dans les magazines d’architecture. Si vous en avez les moyens, pourquoi pas. Dans ce cas, assurez-vous que le résultat ne soit pas celui d’un architecte d’intérieur tendance mais d’une réflexion précise sur ce que vous en attendez et les dispositifs à mettre en place ; l’architecte se chargeant de la « mise en musique »). Si vous n’avez pas les moyens, sachez qu’un bon espace est avant tout un espace réfléchi. Il peut être bon marché et très rentable.

Vos espaces de travail doivent garantir deux choses:

• le plaisir d’y passer ses journées. On devrait s’y sentir « comme à la maison », mais en mieux…
• une qualité d’espace adaptée à chaque type d’activité: productivité, concentration, créativité, échange et sociabilisation, réunion, etc.

À l’ère des visio-conférences, difficile d’être au calme dans un open-space mal configuré. Difficile d’être créatif dans un bureau neurasthénique, dépourvu des outils pour réfléchir et être face – littéralement – à ses idées. Vous avez un flipchart? Ses limites physiques définiront celles de votre créativité: 70×120 cm. Et quoi de mieux pour casser l’énergie que des séances qui commencent avec 15 minutes de retard à cause d’un matériel mal fichu (beamer des années 2000, connectique incompatible, code du wifi introuvable, etc).

Les changements de paradigmes sociétaux

La vision et les attentes autour des conditions et du lieu de travail, de la mobilité, de la flexibilité dans notre société ont radicalement évolués en quelques années. Ces changements doivent transformer notre conception de l’espace de travail.

Les collaborateurs qui préfèrent travailler à domicile sont un bon indicateur que votre espace de travail n’est peut-être pas à la hauteur. Peut-être ont-ils quelques fois besoin d’accomplir un travail en profondeur qu’ils ne peuvent pas accomplir au bureau.

Fixez les conditions spaciales de la réussite, autant que les conditions technologiques ou culturelles. 

L’essor des espaces de coworking se justifient en partie parce qu’ils offrent un style de vie (professionnelle) attrayant, une atmosphère qui plait et qui donne envie de pouvoir y travailler. La productivité n’est pas que le résultat de ce qui se passe entre la chaise et l’écran. C’est aussi celui de se passe autour.

L’espace de travail: un investissement rentable

Pourquoi dépenseriez-vous pour créer un espace de travail de qualité en premier lieu ? Parce que le créer est une décision d’investissement judicieuse. 

Basé sur leur méthodologie Workplace Performance Index®, les études périodiques de Gensler (en anglais) révèlent un lien entre la qualité du lieu de travail et le niveau d’innovation que les employés attribuent à leur entreprise.

Lors d’un rendez-vous client, fournisseur ou encore un recrutement, l’environnement joue beaucoup. Il peut refléter à votre interlocuteur la capacité de votre entreprise à se réinventer. Les locaux peuvent être représentatifs des méthodologies de travail ou de management. Le candidat peut alors se projeter, un partenaire ou un client peut donner plus simplement confiance et identifier que les valeurs de votre entreprise sont très bien appliquées et partagées.

Comment repenser votre environnement de travail ?

Vous créerez un espace de travail productif et efficace uniquement en donnant la priorité aux équipes et en les incluant le plus tôt possible dans le processus de planification. Ne vous contentez pas de présenter les concepts d’architectes ou de décorateurs d’intérieur.

Voici quelques pistes de réflexion pour créer un espace de travail plus sain et plus productif.

1. À chaque travail son espace

Un espace de travail collectif, type open space, améliore certes la collaboration, mais risque aussi de réduire la productivité de 66% suite aux distractions causées par des conversations et autres nuisances sonores. Prévoyez des endroits où il est possible de s’isoler pour donner à vos collaborateurs le temps nécessaire pour se concentrer sur des tâches spécifiques en toute tranquillité.

L’ambiance est une composante importante de la productivité: plus on se sent bien dans un environnement de travail, plus on y travaille efficacement aussi.

Quatre critères majeurs contribuent à la création d’une ambiance soignée: l’environnement sonore, l’éclairage, les couleurs, la configuration général de l’espace. Tous ces éléments sont à mettre en relation avec l’activité de l’entreprise. Tandis que certaines tâches nécessitent un silence complet, d’autres peuvent être stimulés par un léger fond sonore. De même certaines couleurs impactent certaines facultés et d’autres les paralysent, il est donc préférable de se renseigner sur les couleurs avant de peindre un mur.

Il n’est pas toujours possible d’avoir des pièces séparées. Vous pouvez créer et séparer des espaces dans une même pièce grâce au mobilier (bibliothèque, parois mobiles, cabine pour s’isoler ou « aquarium » de réunion, …). 

2. De l’entrée aux wc

La réflexion doit être globale: l’espace de travail ne s’arrête pas aux bureaux. Prenant en compte tous les locaux, même ceux qui ne sont pas chez vous: maison (télé-travail) ou le café au coin de la rue par exemple. Beaucoup de gens trouvent plus stimulant de réfléchir et écrire un texte dans un café sympa plutôt qu’au bureau.

Les idées et les solutions peuvent surgir à n’importe quel moment. Et surtout à n’importe quel endroit, et bien souvent ce n’est pas à votre place de travail.

La cafétéria et les espaces de pause sont des lieux particulièrement importants à équiper. Combien de discussions informelles près de la machine à café ont généré de nouvelles idées, apporté une solution ou structuré des projets. Il faut pouvoir noter, dessiner, schématiser sans délai:

Les grandes idées s’épanouissent sur de grandes surfaces.

Qui ne se heurte pas constamment aux dimensions restreintes du flipchart lors d’un brainstorming ou en voulant créer un schéma heuristique ? Chaque mur peut être un tableau blanc: la peinture tableau blanc ferro-magnétique ou les rouleaux de tableau blanc à coller ne coûte presque rien.

Même les toilettes ne doivent pas échapper à votre sagacité. Sales, sombres, sonores ? Ou préférez-vous un endroit agréable, où votre passage peut se faire en toute intimité ?

Nous connaissons une entreprise qui utilise la face intérieure de la porte des cabines de wc pour sa communication interne: le seul endroit où vous avez la garantie que tout ce que vous y mettez sera lu. Il fallait y penser !

3. De la décoration et de l’informel

Ne soyez pas trop pragmatique lors de l’aménagement de vos bureaux. Les décorations sans réel but fonctionnel, comme les photos ou les souvenirs, peuvent contribuer à une meilleur atmosphère et au bien-être de vos collaborateurs.

Des recherches ont également démontré que la présence de plantes augmentent la productivité. Le vert au bureau accroît la concentration, améliore la qualité de l’air et réduit le stress.

Des études montrent aussi qu’un léger désordre s’avère stimulant pour la créativité. Ayez des espaces rangés et bien organisés tout en laissant de la place à une atmosphère un peu « bohème ».

4. Les pré-requis: l’ergonomie et la santé

L’optimisation doit obligatoirement inclure la notion d’ergonomie par le mobilier de bureau. Il s’agit d’une nécessité pour le bien être de tous les individus au travail et de la productivité. De plus, cela réduit les accidents, maladies ou douleurs liés au travail (TMS).

Des sièges de qualité sont nécessaires. Des bureaux à hauteur variable apportent un réel confort en pouvant changer des positions de travail. Ce matériel n’est pas si cher: bureau assis debout dès Chf 400 chez Ikea.

Lorsque vous renouvelez le matériel informatique, ne lésinez pas sur la qualité des claviers, des souris et surtout des écrans. Mais surtout intégrez l’informatique, les appareils et les logiciels dans la réflexion: difficile de profiter d’une focus room si l’ordinateur ne peut pas bouger de son bureau. Difficile d’optimiser les « temps morts » comme un trajet en train ou les lieux pour penser « hors du bocal » comme un café si les outils de travail dépendent du réseau informatique local ou si la sécurité des appareils n’est pas assurée hors des bureaux.

Conclusion

La qualité de l’environnement spatial est un facteur à ne pas négliger. Il a un impact positif démontré sur la productivité, la créativité, la motivation, la santé et l’état d’esprit général des équipes.

La digitalisation de notre société a changé la nature de nos activités et les attentes en matière de conditions de travail ont fortement évolué. Les espaces de travail sont amenés à évoluer en conséquence sans quoi les locaux contribueront à la perte de productivité et d’attractivité de l’entreprise.

Crédit photo en bannière: Annie Spratt sur Unsplash