Choisir entre Microsoft 365 et Google Workspace

[Dernière mise à jour le 2 août 2020]

[Janvier 2023 – Malgré la forte évolution des deux plateformes – renommées depuis Google Workspace et Microsoft 365 – l’article reste pertinent dans son ensemble et notre propos reste actuel. Nous avons renommé les termes G Suite en Google Workspace, nom actuel de la solution]

Dès 2006, pionnier de la collaboration haute vélocité, Google Apps (devenu G Suite puis Google Workspace) a rapidement séduit les structures en quête de nouvelles façons de travailler et de simplicité. À cette époque, Office 365 était une suite cloud limitée. Aujourd’hui, Microsoft 365 a rattrapé son retard. Et Google a fait de Google Workspace un produit mature.

Dans les grandes lignes, les nouvelles entreprises, les petites et moyennes structures, les domaines d’activité comme la technologie, la création, la communication, etc. préfèrent Google Cloud alors que les grandes organisations, les entreprises “plus âgées” et les industries à forte réglementation privilégient Microsoft.

Google conserve l’avantage en matière de performances collaboratives et de simplicité. Microsoft profite de son hégémonie historique. Les deux plateformes Saas sont au coude à coude. Que choisir pour votre entreprise?

Barboter ou exceller

Michael Phelps avait un rêve. Devenir le meilleur athlète de tous les temps. Pour cela, il s’est entrainé pendant 5 ans, chaque jour sans exception.

N’importe qui peut nager. Vous pouvez nager avec Google Workspace tout comme vous pouvez nager avec Microsoft 365. Mais si vous voulez être plus performant et exceller, comme Michael, il vous faut une stratégie.

Tom Enders, le pdg d’Airbus dit: “Airbus a décidé de franchir une étape majeure en passant à Google Suite. Nous avons besoin de technologies qui soutiennent activement nos nouvelles méthodes de travail, des outils modernes qui nous permettent d’être pleinement collaboratifs. Choisir G Suite est un choix stratégique, une rupture nette avec le passé”.

Vous devez définir une vision pour votre entreprise. Vers quelles façons de travailler et de collaborer voulez-vous emmener votre entreprise ? Quels en sont les enjeux ? Sans une stratégie claire en matière d’environnement de travail, vous allez barboter que ce soit avec Google Workspace ou avec Office 365.

Rupture ou continuité

G Suite et Microsoft 365 viennent de deux mondes très différents. Google est “digital native”, une nature ancrée dans le web et centrée sur l’utilisateur. Microsoft est ancrée dans le monde physique des ordinateurs, des logiciels.

Essentiellement, choisir entre Google Workspace et Microsoft 365, c’est choisir la rupture ou choisir la continuité. Vous n’avez pas besoin de comparer fonctionnalité par fonctionnalité. Vous avez besoin de savoir pourquoi choisir la rupture ou pourquoi choisir la continuité.

À lire sur le sujet de la rupture: Google Workspace supérieur à Microsoft 365

Ce choix, c’est la vision pour votre organisation qui va le faire. Par exemple, si votre vision est de transformer la façon dont vos équipes travaillent et collaborent, vous allez vous appuyer sur la rupture avec Google Workspace. Si vos enjeux se situent ailleurs que dans la transition digital des équipes, qu’un changement radical est dangereux pour votre structure, ou que vous êtes profondément enraciné dans le monde Microsoft alors Microsoft 365 s’impose.

Collaboration haute vélocité

Côté Google, vous pouvez vous appuyer à 100% sur Google Drive en tant que serveur. Stokage et partage au même endroit. Drive File Stream sert les fichiers en streaming sur l’ordinateur de l’utilisateur. Même avec plusieurs dizaines de terra octets de données, les performances de Drive sont au top.

Côté Microsoft, s’appuyer sur les SharePoint et OneDrive comme serveur(s) cloud est un peu plus ardu (limitations, SharePoint team site, etc.).

En matière de stockage et de partage cloud, Google Drive est plus simple et plus efficace.

Google offre un environnement de travail plus léger, axé sur l’essentiel et la simplicité, accessible de n’importe quel appareil sans limitation de fonctionnalités. La collaboration en temps réel sur les documents reste plus fluide avec Google.

Microsoft 365 est préférentiellement Windows et nécessite des applications installées pour profiter de toutes les fonctionnalités. Les dynamiques collaboratives sont moins intuitives qu’avec Google Workspace.

À lire sur la collaboration: Work OS, la collaboration réinventée

Mise en forme et fonctionnalités bureautiques

Côté Microsoft, MS Office offre un panel de fonctionnalités beaucoup plus étendu que la suite Google. Si le travail de la majorité de vos collaborateurs repose sur les fonctionnalités avancées  sinon expertes de MS office, alors Microsoft 365 est le bon choix. 

Côté Google, la suite bureautique embarquée (Docs, Sheets, Slides, Form) comprend les fonctionnalités utiles au quotidien et répond aux besoins de 95% des utilisateurs.

L’intégration de MS Office dans Google Workspace se renforce. Par exemple, il est possible d’éditer à plusieurs et en simultané – comme les Google Docs – des documents aux formats MS Office, sans quitter le navigateur web.

Google Docs ne pourra peut-être pas reprendre des mises en forme de documents particulièrement élaborées venant de Word. En échange, parce que 100% en ligne, les utilisateurs Google Workspace n’ont pas les problèmes de compatibilités que l’on peut rencontrer avec MS Office (entre PC et Mac, polices manquantes, versions Office différentes, etc.).

Les spécialistes des macros Excel devront apprendre le javascript avec Sheets. Une migration vers Google Workspace ne vous empêche pas de maintenir les macros et Excel grâce à  Drive File Stream.

Déterminez dans quelles mesures la mise en forme et les fonctionnalités bureautiques sont un réel enjeu dans la vision globale de l’entreprise.

Préférez un choix clair et net. N’essayez pas d’avoir le meilleur des deux mondes. Vous devez choisir une infrastructure, votre « backbone ». Même si avec Google Workspace il n’est pas exclu de maintenir des licences MS Office pour des utilisateurs spécifiques.

Du côté de l’administrateur IT

Google a une approche “out of the box” avec une gestion facilité allégeant sensiblement la charge de travail de l’IT. Parce que 100% web, Google Workspaceest complètement cross-platform et offre une expérience cohérente de n’importe quel appareil.

Microsoft est plus complexe en matière de réglages et d’individualisation. Office 365 est préférentiellement Windows / PC et nécessite encore l’installation et la maintenance de logiciels. La charge de travail pour l’équipe IT est plus importante.

Autant pour Google Workspace que pour Microsoft 365, vous trouverez toutes les fonctionnalités nécessaires en matière de sécurité et de gestion des utilisateurs, appareils et policies.

Là encore, c’est votre vision stratégique qui compte. Qu’est-ce qui est réellement essentiel en matière d’infrastructure IT ? Avez-vous des impératifs qui implique tel ou tel choix ? Quelles sont vos contraintes (clients, géographiques, légales, etc.) ?

L’un comme l’autre offrent une solution de MDM et renforcent les possibilités de la gestion de point de terminaison (endpoint security). 

Stockage cloud des données

Il n’y a pas de différences fondamentales quant au stockage et à la sécurité de vos données dans les cloud Google ou Microsoft et sur les appareils des utilisateurs. Ils sont ce qui se fait de mieux.

À lire sur la sécurité: Malwares, un danger pour les serveurs cloud ?

Certaines industries ou certaines données ont des contraintes légales pour le lieu de stockage. Concernant la Suisse, il règne un certain mythe sur le stockage impératif dans le pays. L’EPFL a déployé Google Drive, des écoles publiques de Genève, Jura, Berne, Valais utilisent Google Workspace pour éducation. Switch et Educa ont signé des contrat-cadres pour l’usage de G Suite et Microsoft 365 dans les écoles et l’enseignement supérieur.

Que ce soit Google Workspace ou Microsoft, le client peut choisir un lieu de stockage exclusivement en Europe pour tout ou partie de ses utilisateurs.

Emails et messages

Certains vont s’étrangler, mais soyons clair: Gmail reste la messagerie la plus rapide et la plus efficace. Face à l’avalanche d’emails quotidiens, retrouver rapidement une information et maintenir la boîte de réception clean grâce à des fonctionnalités innovantes – telle que la mise en attente ou le mode confidentiel – est la clé. Le reste est accessoire.

Meet et Chat pour Google contre Skype et Teams pour Microsoft. Teams est un bon atout de Microsoft 365, qui s’affiche comme un bon outil de collaboration et de communication.

Prix

Google Workspace reste meilleur marché que Microsoft 365. Trois plans tarifaires pour Google contre 7 pour Microsoft. Cela dit, le prix n’est jamais un critère de choix (ou alors vous êtes passé à côté du chapitre sur la vision).  

Une erreur à ne pas commettre

Que vous preniez Google Workspace ou Microsoft 365, vous n’arriverez à rien sans la formation des collaborateurs. Si vous ne prenez pas le temps de les former, n’attendez pas qu’un de ces outils apportent plus de performances.

Si rien ne change, ne vous attendez pas à ce que les résultats changent. La résistance au changement est la première cause d’échec de toute transformation. Un échec coûte beaucoup plus cher qu’un plan de changement.

Il s’agit d’implanter de meilleures méthodes, des manières de faire plus efficaces, de promouvoir une culture plus collaborative et d’accélérer le travail quotidien. Cet accompagnement est très rentable !

Côté Office 365, vous pouvez vous en sortir sans plan de changement. Mais vous n’exploiterez pas la valeur ajoutée d’Office 365.

Côté Google Workspace, un plan de changement est nécessaire. Il s’agit d’une rupture pour des utilisateurs habitués à l’environnement Microsoft. La rupture peut être un atout et faire partie de votre stratégie.

À lire sur les avantages de la rupture: Google Workspace supérieur à Microsoft 365

Conclusion

Choisissez Google Workspace si vous recherchez plus d’agilité et de simplicité tant pour les utilisateurs que pour la gestion technique. Si la qualité de la collaboration est un enjeu important, alors Google est sans conteste le meilleur choix.

Choisissez Office 365 si votre entreprise est profondément enraciné dans le monde Microsoft et que vous avez besoin de vous appuyer sur la continuité tant pour les utilisateurs que pour l’équipe IT.

Ne pas changer coûte trop cher. Il est illusoire de penser pouvoir rester compétitif avec les outils et méthodes du siècle passé. Ou alors vous n’aurez bientôt plus votre place sur le marché.

Dans un cas comme dans l’autre, vous devez traiter le choix d’Office 365 ou de Google Workspace non pas comme un choix technique mais comme un élément devant soutenir et promouvoir une évolution des mentalités et des façons de faire.